무역 Biz 이메일(4) - 국제 무역 주문 및 발주 확인 이메일 작성법: 실전 가이드

 

   목차

• 1. 주문 및 발주 확인 이메일의 중요성
• 1-1. 왜 주문 확인 이메일이 중요한가?
• 1-2. 무역 거래의 명확한 조건 확립
• 2. 주문 확인 이메일의 기본 구조
• 2-1. 명확한 제목 작성하기 (Subject Line)
• 2-2. 인사말과 기본 정보 명시
• 2-3. 주문 세부사항 명시하기
• 2-4. 인코텀즈 조건 및 결제 방식 포함
• 2-5. 맺음말과 추가 문의 유도
• 3. 효과적인 발주 확인 이메일 작성 팁
• 3-1. 세부 사항을 꼼꼼하게 검토하기
• 3-2. 신뢰를 구축하는 전문적인 어조 사용하기
• 3-3. 추가 확인 사항 제안
• 4. 주요 표현 및 예시
• 4-1. 주문 확인 이메일 예시
• 4-2. 발주 확인 이메일 예시
• 5. FAQ: 주문 및 발주 확인 이메일 작성 시 자주 묻는 질문
• 6. 결론: 명확한 주문 및 발주 확인 이메일 작성하기

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1. 주문 및 발주 확인 이메일의 중요성

주문 및 발주 확인 이메일은 거래의 핵심 내용을 공식화하고, 쌍방 간의 조건을 명확히 확립하는 중요한 역할을 합니다. 특히 국제 무역에서는 잘못된 정보로 인해 발생할 수 있는 비용을 줄이고, 거래의 원활한 진행을 보장하기 위해 명확한 주문 확인이 필요합니다.

1-1. 왜 주문 확인 이메일이 중요한가?

주문 확인 이메일은 주문 내역을 검토하고 수정할 수 있는 기회를 제공하며, 쌍방 간의 이해를 확인합니다. 이 이메일은 주문 내역에 대한 명확한 기록을 남기는 데 중요한 역할을 하며, 예상치 못한 오류를 방지합니다.

1-2. 무역 거래의 명확한 조건 확립

특히 무역 거래에서는 주문 조건과 인코텀즈(Incoterms) 조건이 명확하게 확립되어야 합니다. 이 조건들이 확실히 정리되면 비용 부담과 책임 범위를 명확히 할 수 있어, 예기치 못한 갈등을 줄일 수 있습니다.

 

2. 주문 확인 이메일의 기본 구조

주문 확인 이메일은 거래 조건, 결제 방법, 배송 일정 등 주요 정보를 명확히 전달하는 구조로 작성되어야 합니다. 아래는 주문 확인 이메일의 주요 구성 요소입니다.

2-1. 명확한 제목 작성하기 (Subject Line)

제목은 이메일의 핵심 목적을 명확히 표현해야 합니다. 예를 들어, “Order Confirmation for [제품명]” 또는 “Purchase Order Confirmation – [주문 번호]”와 같이 주문 확인 이메일임을 알 수 있도록 작성합니다.

2-2. 인사말과 기본 정보 명시

이메일 시작 부분에는 상대방의 이름을 포함한 인사말(Salutation)과 주문 확인을 위한 기본 정보를 명시하는 것이 좋습니다. 첫 문장에서 거래를 확인하는 문구를 사용하고, 주문 날짜와 주문 번호 등을 함께 포함합니다.

2-3. 주문 세부사항 명시하기

주문 확인 본문에서는 주문한 제품명, 규격, 수량, 단가 등을 구체적으로 명시합니다. 예를 들어, “We are pleased to confirm your order for 1,000 units of [제품명] at a unit price of [가격].”와 같이 주문 내역을 간결하게 정리해줍니다.

2-4. 인코텀즈 조건 및 결제 방식 포함

국제 무역에서 인코텀즈(Incoterms)는 배송 비용 부담과 책임의 범위를 명확히 규정해 주기 때문에 필수적입니다. 예를 들어, “The agreed Incoterms for this order are CIF to [목적지].”와 같이 인코텀즈 조건을 포함하고, 결제 조건을 명확히 기재합니다.

2-5. 맺음말과 추가 문의 유도

마무리 부분에서는 상대방이 주문과 관련하여 문의사항이 있을 경우 언제든지 연락할 수 있도록 유도하는 문구를 포함합니다. 예를 들어, “Please do not hesitate to reach out if you have any questions or need further clarification”과 같은 문구로 마무리합니다.

 

3. 효과적인 발주 확인 이메일 작성 팁

3-1. 세부 사항을 꼼꼼하게 검토하기

발주 확인 이메일에서는 주문된 제품의 수량, 가격, 배송지 등 모든 정보를 꼼꼼하게 검토하여 명확히 작성하는 것이 중요합니다.

3-2. 신뢰를 구축하는 전문적인 어조 사용하기

주문 확인 이메일은 고객에게 신뢰감을 줄 수 있는 어조로 작성되어야 합니다. 정중하고 전문적인 어조를 사용함으로써 고객에게 신뢰를 심어줄 수 있습니다.

3-3. 추가 확인 사항 제안

거래 조건을 명확히 하기 위해 추가 확인이 필요한 사항을 제안하는 것도 좋습니다. 예를 들어, “Please confirm the delivery address and preferred delivery schedule”와 같은 요청을 통해 세부적인 사항을 확인할 수 있습니다.

 

4. 주요 표현 및 예시

4-1. 주문 확인 이메일 예시

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Subject: Order Confirmation for [Product Name]

Dear [Customer’s Name],

Thank you for your purchase order dated [Order Date]. We are pleased to confirm your order for [Product Name] as follows:

• Product Name: [Product Name]
• Quantity: 1,000 units
• Unit Price: $[Price per Unit]
• Total Amount: $[Total Amount] (CIF [Destination Port])
• Delivery Date: Approximately [Estimated Delivery Date]
• Payment Terms: [Payment Terms, e.g., 50% upfront and 50% upon delivery]

The agreed Incoterms for this order are CIF to [Destination Port], and the shipment will be securely packed to ensure safe transit. We have also included a quality assurance check prior to shipment.

Please confirm the delivery address and preferred delivery schedule. If you have any questions or require further clarification, please do not hesitate to reach out.

We look forward to a successful and ongoing partnership.

Best regards,
[Your Full Name]
[Your Position]
[Your Company Name]
[Your Contact Information]

(Korean Translation)

안녕하세요, [고객 이름]님.

[주문 날짜]에 발행해주신 주문서에 감사드리며, [제품명]에 대한 귀하의 주문을 다음과 같이 확인드립니다.

• 제품명: [제품명]
• 수량: 1,000개
• 단가: $[단가]
• 총 금액: $[총 금액] (CIF [도착 항구])
• 배송 예정일: 약 [배송 예정일]
• 결제 조건: [결제 조건, 예: 50% 선불, 50% 납품 시 지급]

이번 주문의 인코텀즈 조건은 [도착 항구]까지 CIF 조건이며, 안전한 운송을 위해 신중히 포장될 예정입니다. 발송 전에 품질 보증 검사를 완료할 예정입니다.

배송 주소와 희망 배송 일정을 확인해 주시기 바랍니다. 추가로 궁금하신 사항이 있으시면 언제든지 문의 주십시오.

성공적인 협력 관계를 기대합니다.

감사합니다,
[귀하의 이름]
[귀하의 직책]
[귀하의 회사명]
[귀하의 연락처]

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4-2. 발주 확인 이메일 예시

이메일 예시에서는 주문 세부 사항과 함께 결제 조건 및 인코텀즈 조건을 명확히 명시하여 상대방이 모든 거래 조건을 이해할 수 있도록 작성했습니다.

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Subject: Purchase Order Confirmation – [Order Number]

 

Dear [Supplier’s Name / Sales Team],

Thank you for providing the quotation for [Product Name]. We are pleased to confirm our purchase order as per the details below and look forward to moving ahead with this transaction successfully.

Order Details:

• Order Number: [Order Number]
• Product: [Product Name]
• Specifications: [Product Specifications, e.g., size, color]
• Quantity: 1,000 units
• Unit Price: $[Price per Unit]
• Total Price: $[Total Amount] (inclusive of CIF to [Destination Port])
• Payment Terms: [Payment Terms, e.g., 50% advance payment, 50% upon receipt]

Shipping and Delivery:

• Incoterms: CIF (Cost, Insurance, and Freight) to [Destination Port]
• Expected Delivery Date: [Estimated Delivery Date]
• Shipping Method: [Shipping Method, e.g., sea freight]

To ensure that everything proceeds smoothly, we would like to confirm the following:

1. Delivery Address: Please ship to [Full Address, including postal code].
2. Quality Control: We request that a quality check is conducted before dispatch to ensure the products meet the agreed specifications.
3. Documentation: Please include all relevant documentation (e.g., commercial invoice, packing list, and certificate of origin) along with the shipment for customs processing.

Please let us know if any adjustments are needed or if you require further information to process the order. Once the order has shipped, kindly provide us with the tracking information or bill of lading as applicable.

We appreciate your attention to detail and look forward to receiving this shipment as scheduled. Thank you for your cooperation.

Best regards,
[Your Full Name]
[Your Position]
[Your Company Name]
[Your Contact Information]

(Korean Translation)

안녕하세요, [공급업체 이름/영업팀]님.

[제품명]에 대한 견적을 제공해 주셔서 감사합니다. 다음과 같은 세부 사항에 따라 발주를 확정하오니 이번 거래가 성공적으로 진행되기를 기대합니다.

주문 세부 사항:

• 주문 번호: [주문 번호]
• 제품: [제품명]
• 사양: [제품 사양, 예: 크기, 색상]
• 수량: 1,000개
• 단가: $[단가]
• 총 금액: $[총 금액] (CIF [도착 항구] 포함)
• 결제 조건: [결제 조건, 예: 50% 선불, 50% 납품 시 지급]

배송 및 납품:

• 인코텀즈 조건: CIF (운임, 보험료 포함) [도착 항구]
• 예상 배송일: [예상 배송일]
• 배송 방법: [배송 방법, 예: 해상 운송]

원활한 진행을 위해 다음 사항을 확인하고자 합니다:

1. 배송 주소: [전체 주소, 우편번호 포함]로 발송해 주시기 바랍니다.
2. 품질 관리: 발송 전에 품질 검사를 실시하여 제품이 합의된 사양을 충족하는지 확인해 주십시오.
3. 서류: 상업 송장, 패킹 리스트, 원산지 증명서 등 관련 서류를 통관 절차를 위해 발송품에 포함해 주십시오.

주문이 발송된 후에는 추적 정보 또는 선하증권(B/L)을 제공해 주시면 감사하겠습니다. 세부 사항이나 추가 정보가 필요하시면 언제든지 연락 주십시오.

귀사의 세심한 배려에 감사드리며, 예정대로 제품을 수령할 수 있기를 기대합니다. 협조에 감사합니다.

감사합니다,
[귀하의 이름]
[귀하의 직책]
[귀하의 회사명]
[귀하의 연락처]

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5. FAQ: 주문 및 발주 확인 이메일 작성 시 자주 묻는 질문

Q1: 발주 확인 이메일에서 인코텀즈 조건을 생략해도 되나요?
A1: 아닙니다. 인코텀즈 조건은 거래의 중요한 요소이므로 반드시 포함해야 합니다.

Q2: 결제 조건은 사전에 협의된 내용과 동일하게 기재해야 하나요?
A2: 네, 사전에 협의된 결제 조건을 준수하는 것이 신뢰성을 유지하는 데 중요합니다.

Q3: 추가 확인 사항을 포함하는 것이 좋은가요?
A3: 추가 확인 사항은 배송지나 배송 일정 등 중요한 요소가 맞게 입력되었는지 확인하는 데 유용합니다.

 

6. 결론: 명확한 주문 및 발주 확인 이메일 작성하기

명확하고 전문적인 주문 확인 이메일은 거래의 성공과 원활한 진행을 보장합니다. 이 포스트에서 제공한 가이드와 예시를 참고하여, 정확한 주문 정보와 조건을 명시함으로써 고객과의 신뢰를 쌓고 성공적인 무역 관계를 구축할 수 있기를 바랍니다.