무역 Biz 이메일(3) - 국제 무역 가격 및 견적 이메일 작성법: 거래 성공을 위한 실전 팁

 

   목차

• 1. 가격 및 견적 이메일의 중요성
• 1-1. 왜 가격 및 견적 요청 이메일이 중요한가?
• 1-2. 국제 무역에서 전문적인 가격 커뮤니케이션의 역할
• 2. 가격 및 견적 요청 이메일의 기본 구조
• 2-1. 명확한 제목 작성법 (Subject Line)
• 2-2. 인사말 (Salutation)
• 2-3. 견적 요청 사항 및 세부 정보 포함
• 2-4. 맺음말과 추가 요청
• 3. 가격 및 견적 응답 이메일의 작성법
• 3-1. 견적 제안 시 중요한 고려사항
• 3-2. 명확하고 투명한 가격 정보 제공
• 3-3. 조건과 추가 혜택 안내
• 4. 가격 및 견적 요청 이메일 작성 시 유의할 점
• 4-1. 명확성과 간결성 유지하기
• 4-2. 상대방의 니즈를 고려한 맞춤형 제안
• 4-3. 추가 문의를 유도하는 방법
• 5. 주요 표현 및 예시
• 5-1. 가격 요청 이메일 예시
• 5-2. 가격 견적 응답 이메일 예시
• 6. FAQ: 가격 및 견적 이메일 작성 시 자주 묻는 질문
• 7. 결론: 효과적인 가격 및 견적 이메일 작성법 요약
• 예시 이메일 1: 가격 요청 이메일
• 예시 이메일 2: 가격 견적 응답 이메일

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1. 가격 및 견적 이메일의 중요성

가격 및 견적 요청 이메일은 국제 무역에서 중요한 시작점 중 하나입니다. 이 이메일을 통해 거래가 성사될 가능성을 높이고, 나아가 상대방과 장기적인 관계를 구축할 수 있습니다. 특히, 가격 및 견적 요청 이메일은 비즈니스 파트너가 원하는 제품이나 서비스의 세부 사항을 명확하게 전달하는 중요한 역할을 합니다.

1-1. 왜 가격 및 견적 요청 이메일이 중요한가?

가격 요청 이메일은 첫 접촉 시 상대방이 필요로 하는 정보와 조건을 명확히 파악하도록 돕습니다. 잘 작성된 가격 요청 이메일은 거래 성사 가능성을 높이며, 명확한 정보 전달을 통해 거래의 신뢰성을 강화합니다.

1-2. 국제 무역에서 전문적인 가격 커뮤니케이션의 역할

국제 무역에서는 가격에 대한 전문적이고 명확한 커뮤니케이션이 필수적입니다. 특히 가격 정보는 다양한 비용 요인과 환율 변동이 작용하는 만큼, 이를 잘 설명하고 조건을 명확히 제시하는 이메일이 상대방의 신뢰를 이끌어낼 수 있습니다.

 

2. 가격 및 견적 요청 이메일의 기본 구조

가격 및 견적 요청 이메일은 특정 제품이나 서비스에 대한 정보를 요청하는 만큼, 상대방이 필요로 하는 정보를 정확히 제공해야 합니다. 구조가 잘 갖추어진 이메일은 명확한 커뮤니케이션을 가능하게 하고, 거래의 성공 가능성을 높입니다.

2-1. 명확한 제목 작성법 (Subject Line)

제목은 이메일의 핵심 내용을 전달하는 첫 번째 요소입니다. 예를 들어, “Request for Quotation on [제품명]” 또는 “Price Inquiry for [서비스명]”과 같이 제목에서 이메일의 목적이 분명하게 드러나도록 작성하는 것이 좋습니다.

2-2. 인사말 (Salutation)

상대방의 이름이나 직책을 포함하여 존중을 나타내는 인사말로 시작하는 것이 좋습니다. “Dear [이름]” 또는 “To the Sales Manager of [회사명]”와 같은 형태를 사용하여 상대방에게 맞춘 인사말을 작성합니다.

2-3. 견적 요청 사항 및 세부 정보 포함

가격 및 견적 요청 본문에서는 요청 사항과 세부 정보를 명확히 포함해야 합니다. 필요한 제품명, 규격, 수량, 배송지 등 필요한 정보가 포함되도록 구성하고, 필요한 경우 인코텀즈(Incoterms) 조건을 지정하는 것이 좋습니다. 예를 들어, “We are interested in a quotation for 1,000 units of [제품명] under CIF Incoterms to [도착지]”처럼 구체적으로 작성합니다.

2-4. 맺음말과 추가 요청

마무리에서는 견적서를 가능한 빠르게 받아보고 싶다는 의사를 표현하며, 추가 정보가 필요할 경우 언제든지 연락해 달라고 요청하는 것이 좋습니다. “We look forward to receiving your quotation at your earliest convenience”와 같은 문구로 마무리하는 것이 좋습니다.

 

3. 가격 및 견적 응답 이메일의 작성법

가격 요청에 대한 응답 이메일은 고객의 요청 사항을 반영하여 정확하고 신뢰할 수 있는 정보를 제공해야 합니다. 명확한 가격 제안은 상대방의 신뢰를 얻는 데 중요한 역할을 합니다. 

3-1. 견적 제안 시 중요한 고려사항

견적을 제시할 때는 비용 구성과 함께, 조건이나 추가적인 혜택을 함께 제시하는 것이 중요합니다. 예를 들어, 대량 주문 시 할인 제공 여부나 배송비 관련 조건을 미리 설명하여 상대방이 전체적인 비용을 이해할 수 있도록 돕습니다.

3-2. 명확하고 투명한 가격 정보 제공

가격 정보는 간결하고 명확하게 제공되어야 합니다. 예를 들어, 제품의 기본 가격, 할인, 배송비 등을 구체적으로 표기하여 명확한 가격 투명성을 유지하는 것이 좋습니다. “The total cost for 1,000 units of [제품명] is [가격] including all applicable discounts and shipping charges to [도착지]”와 같은 형식이 좋습니다.

3-3. 조건과 추가 혜택 안내

고객이 요구한 조건 외에도 추가 혜택이나 서비스 조건을 안내하는 것이 좋습니다. 예를 들어, “For orders above [수량], we can offer an additional discount of [할인율]”과 같은 형태로 추가 혜택을 제안하여 긍정적인 반응을 유도할 수 있습니다.

 

4. 가격 및 견적 요청 이메일 작성 시 유의할 점

4-1. 명확성과 간결성 유지하기

무역 이메일은 명확성과 간결성이 필수입니다. 상대방이 혼동 없이 이해할 수 있도록 간결한 문장으로 핵심 내용을 전달하는 것이 중요합니다.

4-2. 상대방의 니즈를 고려한 맞춤형 제안

특히, 상대방의 산업군이나 제품에 맞춘 맞춤형 제안을 하는 것이 중요합니다. 특정한 고객의 니즈에 맞춘 견적서를 제안하면 거래 성사 확률이 높아집니다.

4-3. 추가 문의를 유도하는 방법

가격 제안서에서는 추가 문의를 자연스럽게 유도하는 것이 좋습니다. 예를 들어, “If you have any questions regarding the quotation, please feel free to reach out”와 같은 문장을 통해 상대방의 피드백을 유도합니다.

 

5. 주요 표현 및 예시

5-1. 가격 요청 이메일 예시

제목: Request for Quotation on [제품명]
본문 예시:
Dear Sales Team,

We are interested in obtaining a quotation for 500 units of [제품명]. Please provide your best price under CIF Incoterms to [도착지]. We would also like to know the expected lead time for delivery.

We look forward to your prompt response.

Best regards,  
[이름]

5-2. 가격 견적 응답 이메일 예시

제목: Quotation for [제품명] - CIF [도착지]
본문 예시:
Dear [고객명],

Thank you for your inquiry. We are pleased to provide the following quotation for 500 units of [제품명] under CIF Incoterms to [도착지]. The total cost is [가격]. This includes all applicable discounts and shipping charges.

For orders above 1,000 units, we can offer an additional discount. Please feel free to contact us if you have any questions or need further details.

Best regards,  
[이름]

 

6. FAQ: 가격 및 견적 이메일 작성 시 자주 묻는 질문

Q1: 가격 정보 제공 시 환율을 표기해야 하나요?
A1: 네, 환율 변동이 있을 수 있기 때문에 거래 통화와 환율 조건을 명시하는 것이 좋습니다.

Q2: 가격을 협상할 수 있다는 문구를 포함해도 되나요?
A2: 가능합니다. 특히 큰 주문일 경우 협상 여지를 남기는 것이 유리할 수 있습니다.

Q3: 인코텀즈 조건을 필수로 표기해야 하나요?
A3: 국제 거래에서는 인코텀즈 조건을 명시하여 책임과 비용 부담을 명확히 하는 것이 좋습니다.

 

7. 결론: 효과적인 가격 및 견적 이메일 작성법 요약

가격 및 견적 요청 이메일은 무역 비즈니스의 중요한 첫 단계이며, 효과적인 커뮤니케이션이 거래 성사 가능성을 높입니다. 명확한 구조와 신뢰성 있는 정보를 제공하여 고객의 요구를 충족시키는 이메일 작성법을 통해 성공적인 비즈니스 관계를 형성할 수 있습니다.

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[예시 이메일 1: 가격 요청 이메일]

 

Subject: Request for Quotation on [Product Name]

Dear [Sales Team / Contact Person's Name],

I hope this message finds you well. My name is [Your Name], and I am the procurement manager at [Your Company Name]. We are currently seeking a reliable supplier for [Product Name], and after careful research, we believe that your company’s offerings could be an excellent match for our requirements.

We are interested in obtaining a detailed quotation for an initial order of 1,000 units of [Product Name]. To better evaluate the total cost of this potential purchase, we kindly ask that you provide your best price, including any volume-based discounts, under CIF (Cost, Insurance, and Freight) terms to [Destination Port]. Additionally, we would appreciate if you could include a breakdown of other relevant costs such as packaging, insurance, and estimated shipping timeframes.

Please also inform us of the following:

1. Production and lead time for the initial 1,000 units, as well as your capacity for any potential increase in order volume.
2. Your standard payment terms and any flexibility regarding these terms based on our long-term partnership potential.
3. Your policies on quality control and warranty coverage for [Product Name].

We place a high priority on establishing strong and lasting business relationships, and we value transparency and responsiveness in our partners. For this reason, please also share any specific documentation or certifications you may have regarding product quality and compliance with international trade regulations.

Should you require further information about our company or this inquiry, please do not hesitate to contact me at your earliest convenience. We look forward to receiving your quotation and exploring opportunities for future collaboration.

Thank you for your time and attention.

Best regards,
[Your Full Name]
[Your Position]
[Your Company Name]
[Your Contact Information]

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Email Body (Korean Translation)

안녕하세요, [영업팀/담당자 이름]님.

귀하의 평안을 기원합니다. 저는 [귀하의 회사 이름]의 조달 매니저 [귀하의 이름]입니다. 저희는 현재 신뢰할 수 있는 [제품명] 공급업체를 찾고 있으며, 귀사의 제품이 저희 요구에 잘 맞을 것으로 판단했습니다.

1,000개 단위의 [제품명] 초기 주문에 대한 견적을 요청드리고자 합니다. 전체 비용을 평가하기 위해 귀사의 최적가를 제공해 주시기를 요청드리며, CIF (운임 포함 조건)로 [도착 항구]까지 배송해 주실 수 있는지 문의드립니다. 또한, 포장 비용, 보험료, 예상 배송 기간 등 관련 비용의 세부 사항도 함께 포함해 주시면 감사하겠습니다.

아울러 다음 사항에 대한 정보를 제공해 주시면 좋겠습니다:

1. 초기 1,000개 단위 생산과 리드 타임, 추가 주문량 증가 가능성에 따른 생산 용량.
2. 표준 결제 조건 및 장기적인 파트너십을 고려한 조건 변경 가능성.
3. 품질 관리 및 [제품명]에 대한 보증 정책.

저희는 견고하고 장기적인 비즈니스 관계를 구축하는 데 큰 가치를 두고 있으며, 투명성과 신속한 대응을 중시합니다. 따라서, 제품 품질과 국제 무역 규정 준수 관련 문서나 인증서가 있으시면 함께 공유해 주시면 감사하겠습니다.

저희 회사나 본 문의에 대해 추가로 필요하신 사항이 있으시면 언제든 연락해 주십시오. 귀사의 견적을 기다리며, 향후 협력 가능성에 대해 논의할 수 있기를 기대합니다.

시간을 내주셔서 감사합니다.

감사합니다,
[귀하의 이름]
[귀하의 직책]
[귀하의 회사명]
[귀하의 연락처]

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[예시 이메일 2: 가격 견적 응답 이메일]

Subject: Quotation for [Product Name] - CIF [Destination Port]

 

Dear [Your Contact Person's Name / Company Name],

Thank you for your inquiry regarding our [Product Name]. We are delighted to have the opportunity to provide you with a quotation and look forward to the possibility of building a long-term partnership with [Your Company Name].

Based on your request for 1,000 units of [Product Name] under CIF (Cost, Insurance, and Freight) terms to [Destination Port], we have prepared the following quotation for your consideration:

Quotation Details:

• Unit Price: $[Price per Unit]
• Total Price (1,000 units): $[Total Price] (inclusive of CIF to [Destination Port])
• Discount: A [Discount Percentage]% discount is applicable for orders exceeding 5,000 units.
• Lead Time: Approximately [Lead Time, e.g., 4 weeks] from the date of order confirmation.
• Packaging: Securely packed in [Packaging Details, e.g., reinforced crates] to ensure safe transit.
• Payment Terms: [Standard Payment Terms, e.g., 50% upfront and 50% upon delivery]. We are open to discussing flexible payment terms for long-term cooperation.

To give you more confidence in our product quality and reliability, we have attached our certifications, including ISO [Certification Number] and other relevant documentation. Our quality control team strictly monitors each stage of production to ensure that every unit meets the highest standards.

Additionally, for larger orders, we can discuss the possibility of further discounts or other beneficial terms. We aim to provide not only top-quality products but also exceptional service to meet your business needs.

Please feel free to reach out if you have any questions or require additional clarification regarding the quotation. We would be happy to arrange a meeting to discuss any specific requirements you might have. Once you are ready to proceed, please let us know, and we will send over the necessary paperwork to finalize the order.

Thank you again for considering us as your supplier. We are eager to start a successful collaboration with [Your Company Name].

Best regards,
[Your Full Name]
[Your Position]
[Your Company Name]
[Your Contact Information]

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Email Body (Korean Translation)

안녕하세요, [고객 담당자 이름/회사 이름]님.

귀사의 [제품명]에 대한 문의 주셔서 감사합니다. 귀사와 장기적인 파트너십을 구축할 기회를 가지게 되어 기쁘게 생각하며, 요청하신 견적을 아래와 같이 제공드립니다.

견적 세부 사항:

• 단가: $[단가]
• 총 금액 (1,000개): $[총 금액] (CIF [도착 항구] 포함)
• 할인: 5,000개 이상 주문 시 [할인율]% 할인 적용
• 리드 타임: 주문 확인 후 약 [리드 타임, 예: 4주]
• 포장: 안전한 운송을 위해 [포장 세부 사항, 예: 강화된 상자]로 포장
• 결제 조건: [표준 결제 조건, 예: 50% 선불, 50% 납품 시 지급]. 장기적인 협력을 위한 유연한 결제 조건도 협의 가능합니다.

저희 제품의 품질과 신뢰성을 더욱 확신하실 수 있도록 ISO [인증번호] 및 관련 문서를 첨부하였습니다. 품질 관리 팀은 생산 과정의 각 단계를 엄격히 관리하여, 모든 제품이 최고의 품질을 충족할 수 있도록 노력하고 있습니다.

추가로, 대량 주문 시 추가 할인이나 혜택 조건에 대해 논의할 수 있습니다. 저희는 최고의 품질의 제품뿐만 아니라 귀사의 비즈니스 요구를 충족할 수 있는 최상의 서비스를 제공하고자 합니다.

견적서 관련하여 궁금한 점이 있으시면 언제든지 문의 주십시오. 특정 요구 사항이 있으시면 이를 논의하기 위한 미팅을 마련할 수도 있습니다. 주문 진행을 원하시면 알려 주시면, 필요한 서류를 준비해 드리겠습니다.

다시 한번 저희를 공급업체로 고려해 주셔서 감사합니다. [고객 회사명]과 성공적인 협력을 시작하게 되기를 기대하고 있습니다.

감사합니다,
[귀하의 이름]
[귀하의 직책]
[귀하의 회사명]
[귀하의 연락처]